CAFM Software im Vergleich 2026: 9 Systeme, ehrlich bewertet

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Wir verkaufen keine CAFM Software. FrostLogic baut eine Analyseschicht, die auf den Gebäudesystemen aufsetzt, die Sie ohnehin betreiben. Wir haben also kein Produkt, das wir auf Platz eins setzen könnten, und keinen Grund, die Liste zu verbiegen. Das ist relevanter, als es sein sollte: praktisch jede Seite, die heute für "CAFM Software" rankt, stammt von einem CAFM Anbieter, und jede kommt zu dem Ergebnis, dass genau dieser Anbieter die beste CAFM Software liefert. Eine der Top-Seiten schreibt wörtlich, ihr eigenes Produkt sei das CAFM System Nummer eins.

Hier also der Vergleich von außen. Neun Systeme, ihre tatsächlichen Stärken und eine Spalte, die keine Anbieterseite veröffentlicht: wo jedes einzelne System schwächelt. Wir stehen nicht in der Tabelle. Unser Produkt macht eine andere Aufgabe, und weiter unten steht unmissverständlich, wann ein CAFM System die richtige Anschaffung ist und wir es nicht sind.

Die Kurzfassung

Für großes, länderübergreifendes Immobilienportfolio mit Flächen, Anlagen, Instandhaltung und Workplace in einer Plattform heißt die Shortlist Planon, IBM Maximo und Archibus. Für den Betrieb mit Servicedesk, SLA und Nachunternehmern sind MRI Evolution (früher FSI Concept Evolution) und Service Works Global die etablierten Antworten. Wenn der Bestand sensorisch gut erschlossen ist und IoT- und Energiedaten im selben System liegen sollen wie die Aufträge, sind Spacewell und Facilio dafür gebaut. Für Teams zwischen fünf und fünfzig Personen, denen die Enterprise-Werkzeuge absurd vorkommen, ist Infraspeak der erste Blick wert. Es gibt kein bestes CAFM System, und jede Seite, die Ihnen genau einen Namen nennt, verkauft ihn.

Vergleichstabelle

Die Reihenfolge ist keine Qualitätsrangfolge. Gruppiert wurde nach Eignung, weil nur die Eignung die Antwort ändert.

CAFM, CMMS und IWMS: was die Begriffe wirklich trennen

Die drei Begriffe überlappen so stark, dass Anbieter sie austauschbar verwenden. So landen in einer Liste der besten CAFM Software am Ende sechs reine CMMS-Produkte. Halten Sie die Unterscheidung funktional.

Computer aided facility management ist der ältere, im deutschsprachigen Raum gebräuchliche Name für die mittlere Zeile. Klassische Instandhaltungssoftware deckt nur die obere ab. Wer Mietvertragsbuchhaltung und Projektsteuerung braucht, sucht IWMS, und dann heißen die Namen Planon, Archibus und Maximo. Wer Aufträge und ein Prüfbuch braucht, fährt mit einem CMMS günstiger und schneller. CAFM liegt dazwischen und ist das, was die meisten internen FM-Abteilungen tatsächlich wollen. Der Zusammenhang zur Instandhaltungsorganisation bleibt in allen drei Fällen derselbe.

Die neun Systeme

Enterprise-Portfolio

Planon. Die vollständigste CAFM Software dieser Liste und der häufigste Kandidat für länderübergreifendes Corporate Real Estate. Immobilienverwaltung, Flächen und Workplace, Instandhaltung, technische Dienste, Energie und Nachhaltigkeitsberichte liegen in einem Datenmodell. Genau deshalb landen Organisationen mit einer eigenen Immobilien- und einer eigenen FM-Funktion regelmäßig hier. Die Integrationsfläche ist breit, inklusive BIM, IoT-Feeds und Finanzsystemen. Der Preis dieser Breite ist das Einführungsgewicht: ein Planon-Programm rechnet in Quartalen, weil jedes aktivierte Modul Daten, Prozessdefinition und konfigurierten Workflow braucht. Kalkulieren Sie einen Implementierungspartner und mindestens eine interne Person ein, die Planon dauerhaft verantwortet. Preise werden pro Modul und Nutzer angeboten, nicht veröffentlicht.

IBM Maximo. Maximo, das die TRIRIGA-Linie für Immobilien in IBMs Portfolio aufgenommen hat, bedient das anlagenintensive Ende. Wenn im Bestand Produktionslinien, Klinikanlagen, Flughafeninfrastruktur oder Versorgungsnetze stehen, ist die Anlagenhierarchie mit Fehlercodierung und Zuverlässigkeitsauswertung stärker als alles, was primär für Büros gebaut wurde. Auch bei zustandsorientierter und vorausschauender Instandhaltung reicht Maximo tiefer. Schwach wird es bei der gewöhnlichen CAFM-Aufgabe. Für Arbeitsplatzbuchung, Flächenplanung und einen freundlichen Servicedesk auf reiner Bürofläche ist Maximo viel Maschine für wenig Arbeit, und das Lizenzmodell hat mehrfach die Form gewechselt und lässt sich drei Jahre voraus kaum kalkulieren.

Archibus (Eptura). Archibus ist seit Jahrzehnten das System für Flächen und Zeichnungen und bleibt der Maßstab, wenn Grundrisse, Belegung, Flächenumlage und Umzüge das Hauptproblem sind. CAD und BIM werden sauber gelesen, und das Flächendatenmodell reicht deutlich tiefer als ein Flächenmodul, das an ein Instandhaltungsprodukt geschraubt wurde. Seit dem Zusammenschluss zu Eptura steht daneben eine breitere Workplace-Suite, was der Roadmap hilft und die Produktbenennung unübersichtlicher gemacht hat. Die Grenze liegt in der anderen Hälfte der Arbeit: Instandhaltung, Servicedesk und Nachunternehmersteuerung sind solide, aber nicht führend, und die CAD- und IFC-Aufbereitung, die belastbare Flächendaten erst herstellt, ist ein eigenes Projekt, kein Konfigurationsschritt.

Servicedesk-geprägt

MRI Evolution, früher FSI Concept Evolution. Die Standardantwort auf die Frage nach dem besten CAFM System im britischen Markt, und aus gutem Grund. FSI hat Concept Evolution um die FM-Leistungserbringung herum gebaut, und nach der Übernahme durch MRI blieb diese Form erhalten: Servicedesk, SLA-Uhren, Vertrags- und Nachunternehmersteuerung, Wartungsplanung, mobile Techniker-Apps. Wer als Dienstleister gegen Verträge abrechnet oder intern so arbeitet, findet die Prozesse vor, statt sie zurechtbiegen zu müssen. Die Grenze ist das Spiegelbild der Stärke: Es ist ein Produkt für britische Praxis, und ein Rollout über mehrere europäische Länder mit lokalen Regelwerken und Sprachen kostet mehr Aufwand als bei einer von Anfang an mehrsprachig gebauten Plattform.

Service Works Global (QFM). Der zweite britische Name, der auf fast jeder Shortlist steht, besonders in öffentlichen und PPP-Beständen, wo die Abbildung von Leistungsbewertung und Vergütungsmechanik ein echter Unterschied ist, den Standardprodukte nicht haben. Stark bei Servicedesk, Prüfpflichten und CAFM-Auswertungen für regulierte Bestände. Schwach wird es bei der Oberfläche, die gegen jüngere Anbieter ihr Alter zeigt, und bei Workplace und Flächen, wo Archibus und Planon deutlich mehr können.

Datengetrieben

Spacewell (Nemetschek). Spacewell ist ein IWMS von einem Anbieter, der auch Sensorik verkauft. Belegungserfassung, Workplace-Apps, Besprechungsraumnutzung und Instandhaltung liegen in einem Produkt, die Auslastungsdaten für Flächenentscheidungen kommen also aus derselben Plattform, die die Umzüge abwickelt. Für Bestände, die eine Flächenreduktion mit Belegen statt mit Annahmen begründen müssen, ist das ein realer Vorteil. Der Haken: Die sensorgetriebenen Funktionen setzen Hardware voraus. Wenn Ihr Gebäudeleitsystem die Daten längst liefert, zahlen Sie unter Umständen für eine zweite Erfassungsebene. Außerhalb Kontinentaleuropas ist das Partnernetz dünner.

Accruent FAMIS 360 und EMS. Accruents Stärke sind die Branchen, die der Anbieter kennt: Hochschulen, Kliniken, Schulen, öffentliche Bestände. FAMIS 360 deckt Instandhaltung, Investitionsplanung und Flächen ab, EMS die Raum-, Ressourcen- und Veranstaltungsbuchung, also genau das Problem einer Universität und nur selten das eines Bürostandorts. Zusammen decken sie einen Campus gut ab. Die ehrliche Einschränkung: Es sind zwei Produkte mit zwei Historien. Beide zu kaufen heißt, beide zu bezahlen und zu integrieren, und Accruents eigene Bestenlisten, die diese Produkte auf Platz eins setzen, erwähnen das nicht.

Facilio. Die modernste Plattform hier, gebaut um vernetzte Gebäude: Sie liest BMS- und IoT-Daten ein, wendet Fehlererkennung an und steuert Instandhaltung aus dem Befund statt allein aus dem Kalender. Wer eine analytikgetriebene CAFM Software sucht, kommt hier am nächsten heran. Facilio ist zugleich der Anbieter hinter dem meistverlinkten Beitrag zum Thema beste CAFM Software, in dem sich das Unternehmen selbst auf Platz eins setzt und die übrigen Plätze mit CMMS-Werkzeugen wie eMaint, FMX, Hippo und FaciliWorks füllt, die in keinem brauchbaren Sinn CAFM Systeme sind. Schwach ist Facilio bei der Historie: jüngeres Unternehmen, und große Migrationen aus einem Jahrzehnt CAFM-Altdaten sind genau die Stelle, an der Reife sichtbar wird.

Mittelstand

Infraspeak. Das einzige System hier, das ein fünfzehnköpfiges FM-Team selbst einführen kann. Mobil zuerst, schnell produktiv, nachvollziehbare Preise pro Nutzer schon vor dem Vertriebsgespräch, und Integrationen über einen Marktplatz statt über ein Integrationsprojekt. Für Einzelstandorte und kleine Portfolios fällt damit der Hauptgrund weg, weiter mit Tabellen zu arbeiten, nämlich dass die Alternative nach einem Neunmonatsprogramm aussah. Ein Enterprise-IWMS ist es nicht: Portfolio-Immobilien, Mietvertragsdaten und ernsthafte Flächenplanung bleiben flach, und ein Bestand mit zweihundert Gebäuden wächst darüber hinaus.

Angrenzende Namen, falls die neun oben die falsche Größe haben: Trackplan, BigChange, Snapfix, UpKeep und Access Maintain. Alle liegen näher an klassischer Instandhaltungssoftware als an CAFM.

Wann ein CAFM System die richtige Anschaffung ist und wir es nicht sind

Klartext: Wenn Ihr Problem eines der folgenden ist, kaufen Sie ein CAFM System oder ein CMMS aus der Liste oben und nicht unser Produkt.

• Aufträge anlegen, zuweisen, verfolgen und abschließen
• Wartungspläne und gesetzliche Prüfnachweise
• Flächenmanagement, Belegungsdokumentation, Umzüge, Arbeitsplatzbuchung
• Servicedesk mit SLA-Uhren und Nachunternehmerdisposition
• Anlagenverzeichnis, Gewährleistung, Ersatzteile, Stundenkalkulation

FrostLogic Explore erledigt keine dieser Aufgaben. Es ist kein CAFM System und kein CMMS. Es hat keine Auftragsengine, keinen Wartungskalender und kein Flächenmodul, und wir planen das auch nicht, weil neun Unternehmen oben das gut können und eines davon zu Ihnen passt. Wenn Sie Ihr erstes FM-System auswählen, sollte dieser Artikel damit enden, dass Sie mit einem CAFM Anbieter sprechen.

Was CAFM nicht leistet

Jedes System oben ist ein Aufzeichnungssystem. Es hält fest, was geplant war, was gemeldet wurde, wer da war, was es gekostet hat und wann die nächste Prüfung fällig ist. Diese Aufzeichnung ist notwendig, und eine FM-Abteilung ohne sie rät.

Was sie nicht leistet: das Gebäude beobachten. Ein CAFM System liest keine Trendlogs aus dem Gebäudeleitsystem, keine Zählerdaten und keine IoT-Sensorik im Dauerbetrieb. Es stellt nicht fest, dass eine Lüftungsanlage seit einer Zeitplanänderung im März auf Volllast Außenluft fährt, bewertet das nicht in Kilowattstunden und stellt es nicht über das Ticket mit geringem Wert, das gerade oben in Ihrer Liste liegt. Es protokolliert, was Menschen und Kalender ihm gesagt haben. Das Gebäude selbst sagt permanent etwas anderes, und niemand liest mit.

In dieser Lücke sitzt eine Sensorintelligenz-Schicht. Sie liest die Daten, die Ihre bestehenden Systeme ohnehin erfassen, und gibt eine priorisierte Warteschlange von Entscheidungen mit Beleg zurück. Die daraus entstehende Arbeit übergibt sie an das CAFM System, das Sie bereits gekauft haben. Details dazu auf unserer Seite zur BMS-Analytik und, für Bestände mit vielen Standorten, zur Portfolio-Sicht über alle BMS-Hersteller. Mehr ist es nicht, und das ist Absicht.

Auswahl in sechs Fragen

1. Welche Funktionen sind im ersten Jahr Pflicht? Schreiben Sie die Liste vor der ersten Demo. Jedes Produkt hier demonstriert brillant gegen eine Liste, die während der Demo entsteht.
2. Wie viele Standorte und Nutzer in drei Jahren, nicht heute? Die Mittelstandswerkzeuge sind ausgezeichnet, bis sich der Bestand verdoppelt. Lizenzen pro Nutzer werden bei zweihundert Technikern teuer.
3. Welche Integrationen, namentlich? Finanzsystem, Personalverzeichnis für Belegung, Gebäudeleitsystem, Zutrittskontrolle. "Offene API" ist keine Antwort. Fragen Sie nach einer Referenz, die genau diese Integration betreibt.
4. Cloud oder on premises, und ist das eine echte Vorgabe? Die meisten Käufer, die auf on premises bestehen, beschreiben eine Richtlinie, die seit Jahren niemand geprüft hat. Ist sie echt, fallen sofort mehrere Optionen weg.
5. Was kostet es über fünf Jahre? Lizenzen, Implementierungspartner, Datenmigration aus dem Altsystem, Bereinigung von CAD- und Anlagendaten, Schulung und die interne Zeit für all das. Migration und Bereinigung sind regelmäßig der größte Posten und stehen fast nie im Angebot.
6. Wer verantwortet es intern? Ein CAFM System ohne benannten internen Eigentümer verfällt binnen anderthalb Jahren zum teuren Auftragspostfach. Diese Frage sagt Scheitern am zuverlässigsten voraus, und kein Anbieter stellt sie.

Zeigen die Antworten in Richtung Enterprise, rechnen Sie mit sechs bis achtzehn Monaten Beschaffung und Einführung. Zeigen sie in den Mittelstand, rechnen Sie in Wochen. Die falsche Klasse für die eigene Größe zu wählen ist teurer als der falsche Anbieter innerhalb der richtigen Klasse.

Häufige Fragen

Was ist die beste CAFM Software? Es gibt keine. Für länderübergreifendes Corporate Real Estate stehen Planon, Archibus und IBM Maximo auf fast jeder Shortlist, für servicedeskgetriebenen Betrieb MRI Evolution und Service Works Global, für sensorisch erschlossene Bestände Spacewell und Facilio, für den Mittelstand Infraspeak. Die richtige Wahl hängt an Bestandsgröße und der Aufgabe, für die Sie kaufen, nicht an einer Rangliste.

Was ist der Unterschied zwischen CAFM und CMMS? Ein CMMS steuert Anlageninstandhaltung: Aufträge, Wartungspläne, Ersatzteile, Stunden. CAFM deckt das ab und ergänzt die Liegenschaft selbst, also Flächen- und Belegungsdaten, Servicedesk, Nachunternehmersteuerung und Raumbuchung. Geht es nur um Anlagenpflege, ist ein CMMS günstiger und schneller eingeführt.

Was ist der Unterschied zwischen CAFM und IWMS? IWMS ist die weitere Kategorie und enthält zusätzlich zu CAFM die Immobilienfunktionen: Mietvertragsverwaltung, Projektsteuerung und Immobilienfinanzen. In der Praxis ist die Trennung verwischt, Planon, Archibus und Maximo werden als IWMS verkauft und stehen auf jeder CAFM-Shortlist. Prüfen Sie, ob Sie Mietvertrags- und Projektdaten brauchen. Wenn nicht, kaufen Sie CAFM.

Was kostet CAFM Software? Enterprise-CAFM und IWMS werden pro Modul und Nutzer angeboten und praktisch nie veröffentlicht, ein Vergleich braucht also eigene Angebote auf den eigenen Umfang. Mittelstandswerkzeuge zeigen Preise pro Nutzer offen. Unterschätzt wird nicht die Lizenz, sondern die Einführung: Datenmigration, Bereinigung von CAD- und Anlagendaten, Integrationsarbeit und Schulung kosten regelmäßig so viel wie das erste Lizenzjahr oder mehr.

Gibt es kostenlose CAFM Software? Es gibt freie und quelloffene CMMS-Werkzeuge, und mehrere Anbieter haben Gratistarife mit Nutzer- oder Anlagenlimit. Eine belastbare kostenlose CAFM Software für einen echten Bestand mit mehreren Gebäuden gibt es nicht, weil die Kosten in Einführung und Daten stecken, nicht in der Software. Ein Gratistarif ist ein vernünftiger Test für einen Instandhaltungsprozess, keine Betriebsgrundlage.

Können Sie ein Beispiel für ein CAFM System nennen? Planon, Archibus, IBM Maximo, MRI Evolution, Service Works Global QFM, Spacewell, Accruent FAMIS 360, Facilio und Infraspeak sind alle im aktiven Einsatz. Eine typische Installation führt Gebäude- und Geschossdaten, ein Anlagenverzeichnis, einen Wartungskalender, einen Servicedesk für Störmeldungen und eine mobile App für Techniker, alles gegen denselben Anlagen- und Standortdatenbestand.

Brauche ich ein CAFM System, wenn ich schon ein Gebäudeleitsystem habe? Ja. Ein Gebäudeleitsystem steuert Technik: Zeitpläne, Sollwerte, Alarme. Es kennt weder Auftrag noch SLA noch Flächenumlage noch Prüfnachweis. Beide lösen verschiedene Probleme und ersetzen einander nicht. Was keines von beiden tut, ist BMS- und Zählerdaten auszuwerten und Ihnen zu sagen, was als Nächstes zu ändern ist. Das ist eine dritte Ebene, beschrieben in unserem Vergleich der BMS-Analytik-Plattformen.